Come scrivere un comunicato stampa efficace?

È una delle domande e sfide che ti puoi trovare ad affrontare se decidi di darti alle pubbliche relazioni per promuovere te stesso e/o la tua organizzazione. Quando scrivi un comunicato stampa dai origine ad una notizia in grado di influenzare un vasto pubblico, pregiudicandone le scelte future (acquisti, vendite, scelte politiche, quotazioni in borsa, ecc.) e per questo devi porre sempre molta attenzione a come scrivere un comunicato stampa.

Scopo di ogni comunicato stampa è quello di ottenere la diffusione della notizia al pubblico tramite i vari tipi di media, che possono essere giornali, tv, radio o siti internet, per dare visibilità ed informare la giusta fascia di pubblico riguardo un evento, il lancio di un prodotto/servizio o anche riguardo una semplice dichiarazione hai interesse a rendere pubblica.

Spesso capita che il comunicato va ad infrangersi contro il muro di gomma dei giornalisti, che sembrano disinteressati al tuo comunicato stampa e senza interesse nella notizia che stai loro proponendo.

Allora ti chiedi:

Perché non pubblicano la mia notizia?
Sbaglio qualcosa?
Come scrivere un comunicato stampa efficace, che riesca a farsi notare dai giornalisti ed a farsi pubblicare?

Lo scopo di questo blog è rispondere a questi dubbi, per aiutarti a dare la massima visibilità alle tue notizie.

Dopo averti parlato delle struttura e delle caratteristiche di un comunicato stampa ti riporto ora i segreti e le strategie apprese sul campo su come scrivere un comunicato stampa efficace in modo da aumentare le probabilità di pubblicazione e diffusione della tua notizia.

COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA VINCENTE
In base alla mia esperienza le migliori pratiche su come scrivere un comunicato stampa efficace sono sostanzialmente racchiuse in 4 fasi:

1. TITOLO
2. CONTENUTO
3. ESCLUSIVITÀ
4. DIFFUSIONE

Se seguirai con scrupolo queste 4 fasi su come scrivere un comunicato stampa efficace sarai in grado di scrivere un comunicato adatto a vincere l’indifferenza dei giornalisti, attirando la loro attenzione ed avvicinandoti all’obiettivo della pubblicazione.

COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA EFFICACE: LE 4 FASI

TITOLO

• TITOLO: È il primo importante elemento di un comunicato stampa, la cui importanza viene però troppo spesso sottovalutata dagli addetti di settore. Il titolo va inserito nell’oggetto della email e deve essere informativo, accattivante ma soprattutto deve suscitare la curiosità del giornalista affinchè lui possa aprire l’email e leggere il comunicato stampa. Se un giornalista non è colpito dal titolo non leggerà mai il tuo comunicato e non pubblicherà mai la notizia. Poni quindi sempre molta attenzione nello scrivere il titolo del tuo comunicato stampa: le redazioni ricevono tanti comunicati e ne cestinano altrettanti. Il tuo primo obiettivo di addetto stampa dovrà essere quello di far aprire l’email e far leggere il comunicato stampa al giornalista .
• DATI: Se sono presenti dei dati nel tuo comunicato stampa citali anche nel titolo: numeri e dati contribuiscono ad attirare l’attenzione del giornalista che ama ricevere statistiche ed informazioni aggiornate.

CONTENUTI

• SOMMARIO: Sotto il titolo inserisci subito un breve sommario della notizia in modo da dare più dettagli al giornalista cercando suscitargli un maggiore interesse e per fargli capire se la tua notizia può essere di suo interesse o no. Se lo pubblichi sul web, cosa che ti consiglio vivamente di fare, utilizza questo piccolo sommario anche per inserire le parole chiavi per cui vuoi essere trovato tramite i motori di ricerca in modo da veder aumentare le visite alla pagina del tuo comunicato stampa e aumentarne l’efficacia. Se stai comunicando qualcosa di nuovo fai capire subito al giornalista che non troverà altrove la tua notizia e che sta leggendo qualcosa di unico.

• NOTIZIA: Il comunicato stampa deve contenere una notizia. Ripeto: il comunicato stampa deve contenere una notizia. Scrivi un comunicato stampa solo se hai qualcosa di nuovo, interessante e di utile da dire. Non inviare biografie o email pubblicitarie perché serve solo a farsi classificare come spammer, o meglio un distributore di pubblicità spazzatura. Se hai qualcosa da comunicare dagli un taglio informativo, racconta una storia, sii utile al giornalista ed ai lettori e scrivi una notizia interessante. Già dall’inizio del comunicato vai subito al punto e rispondi alle classiche domande previste dalla regola delle 5W: Chi? Cosa? Dove? Quando? Come? Perché? Questa regola, famosa nel mondo del giornalismo, è detta delle 5W perché deriva dalle iniziali delle domande in inglese Who? What? Where? When? Why? a cui deve rispondere chiunque scrive una notizia, Questa è una regola fondamentale da rispettare per chi fa giornalismo e/o debba scrivere una notizia, in modo da essere sicuri di aver coperto esaurientemente tutti gli aspetti salienti della notizia e più si tarderà nel pezzo a rispondere a queste domande e tanto più il lettore si annoierà ed abbandonerà la lettura della tua notizia. In fondo al comunicato aggiungi dei link utili all’approfondimento, come schede informative, grafici, report che contengano ulteriori dettagli e materiali su quanto stai comunicando. Fornisci informazioni di qualità al giornalista ed i tuoi sforzi non saranno vani.

• NO PUBBLICITA’: Quando scrivi un comunicato stampa evita enfasi inutili. “Il migliore…il leader…bla, bla, bla” sono aggettivi inutili, fanfaroni, che non servono a “vendere” la notizia. Scrivere un comunicato con toni pubblicitari ed inutilmente altisonanti equivale ad un passo in più sulla strada verso il cestino delle email. Usa pochi aggettivi, sii giusto nei toni ed efficace nei contenuti. Sii equilibrato nel presentare il prodotto/servizio/azienda e sii quanto più informativo possibile, senza allungarti troppo. I giornalisti amano le notizie, non le marchette pubblicitarie.

• LUNGHEZZA: Quando si scrive un comunicato stampa non esagerare con la lunghezza. Il giornalista è in lotta continua contro il tempo, ha bisogno di informazioni essenziali ed interessanti per la notizia ed i testi molto lunghi possono scoraggiarlo dal proseguire la lettura soprattutto se il titolo ed il sommario non hanno lavorato bene nella fase di cattura dell’attenzione.

• LEGGIBILITÀ: Usa i paragrafi per migliorare la leggibilità del testo ed usa il grassetto per le parti importanti in modo da portare l’occhio sulle frasi più iinteressanti che vuoi sottolineare. Scrivi un comunicato che sia chiaro, scorrevole e piacevole e ne aumenterai le probabilità di pubblicazione.

• NO ALLEGATI: Scrivi il comunicato stampa direttamente nel corpo della email e non inviarlo come allegato. I vecchi addetti stampa usavano allegare il comunicato in formato pdf o doc, ma tu non lavori come facevano i nostri nonni nel secolo scorso giusto? Ti dico questo perché i giornalisti odiano ricevere allegati pesanti, difficili da aprire (spesso manca il programma giusto per aprire gli allegati) e perché possibili portatori di malware e virus. Nel 2015 ci sono ancora addetti stampa che inviano i loro comunicati in pdf belli infiocchettati come regali di Natale: non se ne capisce ancora il perché. Se scrivi il comunicato stampa direttamente nel corpo dell’email faciliti di molto il lavoro delle redazioni, che potranno fare un veloce copia/incolla delle parti a cui sono interessati per “lavorarlo” nei loro editor di testi.

• FOTO: Evita foto e video pesanti da scaricare. Creati un tuo ufficio stampa online, pubblica il testo e le foto su una delle piattaforme presenti online, pubblica i video su Youtube e poi inserisci i link alle foto ed ai video direttamente nel comunicato stampa. In questo modo il comunicato stampa risulterà leggero e veloce da scaricare perché nell’email ci sarà solo una versione compressa della foto e solo un’immagine del video, che il giornalista potrà vedere in alta risoluzione con un click. Ricorda: una mail pesante e difficile da scaricare finisce direttamente nel cestino.

• FIRMA E CONTATTI: Inserisci sempre alla fine di ogni comunicato la tua firma, completa di nome, cognome e contatti email, telefono e link dei tuoi profili social professionali se presenti.

Se un giornalista vorrà chiarire, approfondire la notizia o intervistarti avrà tutto sottomano senza doversi andare a cercare il tuo contatto, per questo non dimenticare mai di apporre queste importanti informazioni alla fine di ogni comunicato stampa. I link ai tuoi profili social sono anche molto importanti per chi vuole rimanere in contatto con te anche oltre il comunicato.

ESCLUSIVITA’

• ESCLUSIVITÀ: L’esclusività di una notizia è una delle migliori frecce al tuo arco se vuoi vedere la tua notizia sui giornali o in tv. Comunica qualcosa di nuovo, riporta delle novità, scrivi di particolari inediti ed utili al giornalista/blogger in modo che puoi aiutarli a scrivere un pezzo interessante. Se darai ai media notizie esclusive, approfondimenti utili ed opinioni interessanti ti porrai come una fonte utile di informazioni per il tuo settore e ti chiameranno quando avranno bisogno di informazioni.

• LETTORI: I giornalisti pubblicano solo ciò che ritengono utile per i lettori, sii perciò bravo a mettere in risalto ed far capire loro il perché la tua notizia potrebbe essere interessante ed utile per i loro lettori. Sii tu stesso un giornalista: il tuo comunicato stampa merita lo spazio di un giornale/tv/radio/sito internet? Sii obiettivo, rileggi il comunicato dopo qualche ora per “distanziarti” un po’ da quanto stai scrivendo e fai leggere magari il comunicato ad un collega per un parere. Chiediti: “fossi io il giornalista ci farei una notizia con questo comunicato?”. Quando scrivi ricorda che giornalisti cercano notizie utili per i loro lettori e se gliele darai aumenterai di molto le probabilità di far parlare di te su pò di media.

DIFFUSIONE

• TARGET: Dopo aver scritto il comunicato stampa distribuiscilo solo a giornalisti e redazioni in target e non inviare mai la tua notizia disperatamente a tutti le email che sei riuscito a raccogliere. Questa attività ha un nome ben preciso: SPAM. L’invio di una notizia ad un giornalista non in target è spam, sarai etichettato come uno spammer e vedrai cestinati tutti i tuoi futuri comunicati stampa. Se stai parlando di una notizia di economia non ha senso inviarla a giornalisti e redazioni che trattano di sport, e viceversa. Indirizza la tua notizia che tratta di alimenti biologici solo a media gastronomici o a media attinenti del settore agricoltura e ambiente, e non inviarla ad una redazione di moda! Un suggerimento che può sembrare ovvio, ma che non lo è per molti addetti stampa purtroppo.

• EMAIL: Non usare email gratuite per inviare i tuoi comunicati stampa. Oltre ad avere un numero limitato per gli invii spesso classificano il tuo messaggio in uscita verso più destinatari in Ccn come spam e le redazioni non riceveranno mail il tuo comunicato stampa. Usa server white list, cioè che hanno una buona reputazione. Spesso capita anche di mandare email tramite il proprio sito web che usa un servizio di hosting condiviso, e se hai la sfortuna di condividere lo spazio con dei siti web che sono stati classificati come spammer sei fregato anche tu. Te lo dico per esperienza: gestendo un sito di comunicati mi capita di trovare nella casella dello spam diversi comunicati stampa (inviati da chi non ha “compreso”, per usare un termine gentile, che i comunicati vanno pubblicati iscrivendosi al portale e non inviandoli in email). Come me fai conto che tutte le altre redazioni a cui è stato inviato il comunicato si saranno perse quel comunicato perché appunto classificato come spam. Se al contrario usi una delle piattaforme innovative presenti online sarai in grado di inviare comunicati completi di link, foto, audio e video in email leggere da inviare e scaricare.

ULTIMO MA NON MENO IMPORTANTE…

• Affidabilità e credibilità prima di tutto. A monte di tutto il processo di creazione della notizia c’è la relazione che come addetto stampa/pr riuscirai a costruire con gli influencer del tuo settore. Relazione che dipenderà da quanto affidabile e credibile ti sarai mostrato nel tempo non solo tramite i comunicati stampa. Segui sui social i giornalisti e blogger che ti interessano, pubblica link interessanti e interagisci con loro. La relazione con gli “influencer” del tuo settore è importante: fare amicizia e rapportarsi correttamente con loro aiuterà ad arricchire il lavoro di entrambi perché anche i giornalisti e blogger hanno bisogno di chi fornisce loro informazioni di prima mano.

• Recall. Evita di chiamare il giornalista o la redazione per sincerarti del destino del tuo comunicato. Questo tipo di chiamate provoca enormi fastidi al giornalista ed elemosinare la pubblicazione del tuo comunicato sortirà l’effetto contrario. Anche se hai instaurato una relazione personale con un giornalista se eviti il telefono è meglio, al massimo se proprio vuoi ricordaglielo inviandogli il link del tuo comunicato via messaggio sui social o via mail, strumenti.

Fonte: comunicatistampa.net