Come organizzare un workshop efficace

Ecco una guida pratica che vi aiuterà a scoprire le regole essenziali per workshop di successo.
Quante volte vi è capitato di parlare di un problema, di voler pianificare una nuova strategia ma le riunioni con il vostro team o con il cliente non vi aiutano a raggiungere risultati concreti?
Mi è capitato più volte di assistere a riunioni infinite ricche di idee, spunti, contributi, discussioni, ma che sono rimasti solo confinati a scambi di opinioni senza trovare un riscontro concreto nella realizzazione di progetti.

Se state lavorando ad un nuovo modello di business o vi è stato chiesto da un cliente di produrre nuove idee creative e avete bisogno di chiarire meglio gli obiettivi e strategie ci sono alcuni accorgimenti che vi possono aiutare a passare da riunioni noiose e controproducenti a workshop dinamici e collaborativi. Questa guida è tratta dall’intervista con la facilitatrice Alison Coward nella serie “StratChat 2016″ pubblicata da Strategyzer. Ho trovato questi consigli così importanti che ho pensato potessero interessare ad altri designer, manager o persone che si occupano di strategia.

Qual è l’importanza di un workshop?
La differenza sostanziale tra una riunione tradizionale e un workshop consiste nel fatto che in un tempo relativamente breve si ha l’opportunità di produrre risultati concreti con il contributo attivo di persone con differenti background e ruoli. In questo periodo di tempo si è focalizzati su un obiettivo preciso e la discussione non è frontale e passiva ma basata sul confronto e la condivisione di idee.

Gli errori da evitare
Non sottovalutate la preparazione di un workshop, è fondamentale che dedichiate del tempo prima del meeting, anche l’ambiente in cui si terrà deve essere preparato, e ancora più importante è che sia individuata la figura del facilitatore. Il facilitatore è una persona che aiuterà il gruppo nella conduzione del lavoro, rimarrà neutrale nella discussione e sarà attento a rispettare i temi e i tempi stabiliti. Senza questa figura il rischio è che la discussione esca dal percorso o ci sia disequilibrio tra i partecipanti.

Il ruolo del facilitatore
Quali doti deve avere un facilitatore? Essere una persona curiosa che sa ascoltare e che, pur rimanendo non coinvolto nella discussione, sappia fare le giuste domande per animarla. Il suo ruolo deve essere quello di far sì che tutti abbiano il giusto spazio per intervenire, stimolando anche i più timidi e riservati.

Non abusare dei workshop
Mi è capitato spesso ultimamente di sentire agenzie di comunicazione e consulenza che per qualsiasi tipo di progetto propongano ai clienti un workshop. Non è detto che questa sia sempre la formula di cui si ha bisogno. Quando allora val la pena di investire tempo ed energie in questa modalità di meeting?
Se…

Dovete esplorare un argomento e approfondirlo
Lavorare insieme concretamente a delle idee
Ottenere dei risultati concreti in gruppo
Per far questo è necessario definire chiaramente quali sono i bisogni e i risultati che si vogliono ottenere da questo workshop.

Quali strumenti usare per condurre un workshop
Visualizzazione: è molto importante usare supporti grafici con i quali poter interagire che rendano chiaro e visibile il metodo di lavoro e i temi. Metafore, grafici, colori, disegni, esistono moltissimi strumenti e metodologie che possono venire in aiuto. Prossimamente ve ne mostrerò alcuni.
Interazione: perché quando si pensa ad un workshop vengono subito in mente i post-it? Non è solo una moda, ma una soluzione efficace per far sì che ciascuno possa apportare la propria idea su un supporto tangibile e per superare possibili blocchi e rendere visibili le idee di ciascuno.
Evitare lo spreco di parole
Per evitare che un workshop si riempia solo di chiacchiere, il facilitatore può aiutare a far convergere le idee e far si che opinioni differenti non siano assorbite da polemiche ma che si eviti il giudizio e ci si limiti a valutare obiettivamente le idee senza associarle alle persone, per esempio andando per votazione.

Come lavorare in gruppo
Dividere le persone in piccoli gruppi di 5-6 persone, individuare le persone più espansive e quelle più introverse e se possibile dividerle equamente nei gruppi, può aumentare l’efficacia. Capire se ci sono differenze di età o persone di diversi settori o con ruoli diversi che insieme potrebbero portare a un blocco della discussione può aiutare a evitare situazioni critiche.

Come determinare il successo di un workshop?
Un lavoro di gruppo può definirsi efficace quando al termine, ad esempio, tra i partecipanti si sono create nuove connessioni, oppure si è riusciti a fare insieme qualcosa che in un ufficio da soli non sarebbe stato possibile fare. Inoltre, si può ritenere una situazione di successo, nel caso in cui le persone escano da un workshop avendo imparato qualcosa di nuovo o si sentono più coinvolti in un team o in un’azienda.

Cosa succede dopo un workshop?
Quando il workshop termina, non finisce tutto lì, ma è solo il punto di partenza per sviluppi futuri. Il facilitatore può impegnarsi a fornire un piccolo report e organizzare un secondo workshop, che può riunire anche un gruppo più ristretto di persone, focalizzato a mettere le basi per un piano di azione concreto di realizzazione delle idee emerse.

“Preparare, esplorare, approfondire con curiosità e rimanere focalizzati sugli obiettivi, per poi tradurre le idee in azioni, sono alcuni degli elementi chiave per organizzare workshop di successo.”

Fonte: ecosdesign.it

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